Qui fait Quoi Comment réaliser un dépôt ? Le mieux est naturellement de contacter LOGITAS qui vous expliquera soit dans vos locaux soit par téléphone ou par courriel, les principaux enjeux du système et la démarche à suivre: Un dépôt se réalise en 4 étapes Etape 1: Quand il s'agit d'un premier dépôt, LOGITAS vient généralement dans les locaux du Déposant pour établir avec lui ce projet de déclaration. Un ingénieur de la Société LOGITAS se rend alors dans les locaux du Déposant pour rencontrer les ingénieurs concernés, leur expliquer les enjeux et processus LOGITAS et établir avec eux un premier projet de déclaration sur l'honneur. Ce document contiendra également en dernière page le " Plan d'Action " établi d'un commun accord entre LOGITAS et le Déposant et concernant ce qui est à préparer : aContenu du dépôt, (en ce qui concerne la liste des éléments déposés, il s'agit d'une liste fonctionnelle. Pour la géographie exacte du dépôt elle sera réalisée par l'Ingénieur LOGITAS le jour du test du dépôt) aForme du dépôt (ce qui est à graver et ce qui est à préparer sur un répertoire magnétique) aType de matériel à rendre disponible pour la journée de test du dépôt, aListe des tests qui seront effectués (pour tenir compte des environnements spécifiques, des types de matériels utilisés et du temps dédié à cette phase de test), aEtc. Ce document reste un document de travail jusqu'au jour du dépôt effectif. Il est établi sur l'ordinateur de l'Ingénieur LOGITAS qui le transfèrera avant de partir au Déposant. Celui-ci pourra par la suite et jusqu'au jour du dépôt, y apporter les modifications ou compléments requis pour décrire exactement le dépôt final. Cette déclaration sur l'honneur sera donc la véritable fiche technique du dépôt en même temps que son inventaire. Quand les distances imposent d'autres contraintes ou quand il s'agit d'une mise à jour du dépôt, le Déposant réalise un projet de " déclaration sur l'honneur " et l'adresse à LOGITAS par courriel. Par retour, LOGITAS lui adresse ses commentaires ou questions complémentaires éventuelles pour que le Déposant et LOGITAS soient d'accord sur le contenu et la forme du dépôt avant que celui-ci ne soit effectivement produit et ne puisse être validé par LOGITAS. Cf exemple de Déclaration sur l'honneur Etape 2: LOGITAS produit le contrat de dépôt correspondant et l'adresse en double exemplaire au déposant pour signature. Ce contrat est déjà signé par LOGITAS et le Déposant, après l'avoir également signé, le conserve jusqu'à remise du dépôt à LOGITAS. Le déposant, quant à lui, produit son dépôt en simple exemplaire conformément à la déclaration sur l'honneur établie au préalable (qui en est la check-list). Auparavant, le contrat standard LOGITAS aura pu être discuté et le cas échéant modifié pour tenir compte des contraintes particulières du Déposant ou de ses Utilisateurs Finals ou Tiers Autorisés. Quand il s'agit d'un premier dépôt, il est préférable de le constituer dans un répertoire " Dépôt LOGITAS ". C'est ce répertoire qui servira à la phase de validation. Une fois le dépôt validé, son contenu sera gravé en présence de LOGITAS, en double exemplaire. Etape 3 : LOGITAS vient dans les locaux du déposant (sauf contrainte de distance ou accord particulier) pour prendre en compte les éléments du dépôt et procéder aux contrôles préalablement définis avec le Déposant et le cas échéant, l'Utilisateur ou le Tiers Autorisé concerné. A ce stade, la déclaration sur l'honneur peut encore être modifiée en fonction des compléments ajoutés au dépôt en dernière minute, des éventuelles corrections de procédures, etc. L'utilisateur concerné peut être présent, avec accord formel du Déposant. La déclaration sur l'honneur finale est alors établie en double exemplaire et signée par l'ingénieur qui a préparé le dépôt et par LOGITAS qui y apporte la mention " Dépôt reçu en main propre le .. .. …. ". Un exemplaire est remis à LOGITAS et l'autre est conservé par le Déposant. LOGITAS laisse également à l'ingénieur concerné le document qui liste les vérifications effectuées ainsi que ses remarques et propositions de compléments ou d'améliorations. C'est ce document qui servira de base à l'établissement du rapport d'audit remis uniquement au Déposant. Il servira également à constater les améliorations et évolutions réalisées sur le dépôt suivant. Etape 4 : LOGITAS établit un certificat de dépôt qu'elle adresse au Déposant. Ce certificat de dépôt précise notamment les contrôles effectués par LOGITAS ainsi que la description de l'environnement matériel et logiciel sur lequel ont été effectuées les vérifications. Il peut être établi en version française ou anglaise. Il peut également être adressé au format .pdf. Cf Certificat de dépôt type.
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